为规范学会文件、资料的管理和保管，维护学会档案的完整和安全，便于工作需要的查阅和检查，加强档案工作的统一领导，分级管理，促进学会工作有序持续高效发展，制定学会档案管理制度如下：

一、存档范围

1、重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导讲话、会议记录、照片等。

2、上级部门发来的与本会主管业务有关的决定，决议、指令、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3、学会印发的通报、通知、规定、条例等文件。

4、本会的各种工作计划、统计材料及简报。

5、本会任免材料以及关于社团理事和社员奖励、处分的文件材料。

6、关于本会成立、合并、撤销、更改名称等的文件材料。

7、本会的财产、物资、档案等的交接凭证。

8、本会编辑的出版物。

9、本会报送的各种报告及统计资料等。

二、档案管理

1、本学会档案管理由学会秘书处负责。

2、本学会档案按照其性质分类为：文书档案、科技档案、财务档案、人事档案，采用立卷和电子文档两种形式进行管理。财务档案由财会人员整理立卷，其余档案由秘书处负责整理立卷。

3、归档时间：文件材料形成后，应立即交给档案管理人员，按照类别归档保存；会议资料应在会议结束后，由筹备会议人员负责一周内向档案管理人员移交；音像资料应随时归档。年度档案应于次年3月底前进行分类整理立卷。

4、卷内文件资料应按序排列、编号，并设登记簿，以利查阅。借阅档案要办理签字批准手续，并按时归还，严禁丢失。重要资料应严格保密。

5、学会档案要注意防腐、防霉、防虫蛀、防火、防盗、防鼠咬，实行科学化管理。

三、档案收集

1、归档资料应完整、准确、系统、手续完备；文字材料应字迹清晰，保存耐久；立档案卷要整齐划一。

2、按要求和分类存档，不能杂乱无章。

3、档案收集整理工作由本会秘书处负责。

                       山东声学学会

                    二〇一一年六月三日